I meeting aziendali: vengono spesso considerati una “perdita di tempo” poiché comportano un sostanzioso dispendio di tempo che, talvolta, si conclude una scena lavorativa sostanzialmente invariata... È davvero così?

In realtà, i meeting di lavoro sono davvero utili (e molto spesso indispensabili) per intraprendere le corrette decisioni, ma anche per coordinare collaboratori, dipendenti e team di lavoro oppure, semplicemente, per condividere nuove idee.

Come vedremo in dettaglio tra poco, il segreto dell’efficacia di un meeting di lavoro risiede nell’azione di strutturare efficacemente la riunione in tutte le sue varie fasi (il confronto, la valutazione e così via) così da sintetizzare gli step necessari che ci porteranno al termine della riunione senza sprecare tempo e risorse.

Dalla presenza fisica a quella virtuale

Venuti alla ribalta a causa delle restrizioni imposte alle aziende nel periodo di "lockdown", i meeting virtuali hanno ampliato e rinnovato l’idea tradizionale del meeting stesso. La necessità che i partecipanti alla riunione fossero tutti presenti fisicamente all’interno di una stanza è velocemente sfumata via, lasciando il posto – letteralmente – alla loro figura virtuale collegata in tempo reale da remoto grazie al proprio computer e ad una connessione internet.

Questo essere svincolati dalla presenza fisica in un unico luogo segna il primo punto a favore verso la maggiore efficacia del meeting: libertà di svolgere la riunione senza la necessità di spostarsi fisicamente. Un primo, sostanzioso, risparmio di tempo e di risorse, se si pensa ai lunghi viaggi e/o agli spostamenti, spesso nelle ore di punta, richiesti per riunirsi fisicamente in un luogo specifico.

C'è però un lato da attenzionare nella corsa ai "benèfici" meeting virtuali: mantenere alta la concentrazione e la partecipazione tra i vari componenti collegati via web. La gestione virtuale di questi aspetti è probabilmente molto più articolata e, forse, un pochino più ardua rispetto alle riunioni tradizionali dove tutti i partecipanti sono fisicamente presenti.

Elementi utili

Grazie ad alcuni accorgimenti è comunque possibile ottenere un meeting “online” adeguatamente produttivo.

• Snellire l’ordine del giorno, affrontando solo gli argomenti e i problemi più importanti. Quelli di minore entità potranno essere gestiti attraverso altri strumenti (per esempio: le e-mail).
• Esigere la puntualità. Ciascun partecipante alla riunione virtuale ha definito il proprio lavoro in funzione di necessità ed impegni personali e, una volta stabilito un orario ottimale che mette tutti d’accordo, questo deve essere rispettato.
• Micro formazione. Per non sprecare i vantaggi ottenibili grazie ad un meeting online, la conoscenza basilare della tecnologia impiegata per effettuare la riunione digitale è fondamentale. Attività elementari qualo “Come si condivide uno schermo?” oppure “Come si abilitano il microfono e la webcam?” possono rendere il meeting meno efficiente, introducendo distrazioni, rallentamenti e insofferenze per gli altri partecipanti, influendo in modo negativo sulla concentrazione e sui tempi di svolgimento.
• Rispetto dei partecipanti. Può verificarsi l’impossibilità sopravvenuta di partecipare alla riunione virtuale, oppure un problema con l’orario prefissato o semplicemente la mancanza di un luogo adeguato dal quale effettuare il collegamento: tutti questi potenziali imprevisti vanno valutati preventivamente e comunicati tempestivamente alla persona che coordinerà il meeting.

Tecnologia e web al nostro fianco

Sono numerose le applicazioni e i software che la tecnologia ha messo a disposizione per aiutarci nell’organizzazione e nella gestione di un meeting virtuale. Tra i più diffusi vorrei citare:

• Skype, storico software di comunicazione per chiamate e chat, disponibile come programma per computer, come applicazione per i dispositivi mobili e anche in versione web (cioè avviabile direttamente dal browser). Di solito troviamo Skype incluso nella suite Microsoft 365 (ex Office 365), ma può essere utilizzato anche da solo, e permette di organizzare gratuitamente video conference tra due o più partecipanti ed effettuare vere e proprie telefonate virtuali con chat annessa.
• Zoom, software divenuto famoso grazie alla sua eccezionale diffusione proprio negli ultimi mesi di emergenza sanitaria sia nell’uso privato sia in quello aziendale. Zoome permette di gestire video conferencing, web conferencing e webinars di ottimo livello, grazie soprattutto alle applicazioni per il mobile e ai servizi web-based.
• Google Meet / Hangout, è soluzione web-based per desktop e mobile del colosso di Mountain View. Permette di gestire riunioni con più partecipanti, condividere lo schermo, utilizzare una chat e scambiare file tra gli utenti invitati, con un livello davvero elevato in termini di applicazioni e di qualità del servizio.

Requisiti di base per un meeting efficace

Ecco qualche consiglio pratico ma indispensabile per migliorare l’efficacia dei meeting online (e non solo quelli).

Inviare un Promemoria

Può sembrare un consiglio banale ma per organizzare un qualsiasi meeting efficace, il primo passo dal quale partire è proprio l’invio di un promemoria qualche giorno prima della data prefissata. Non è necessario dilungarsi, ma nel promemoria devono essere presenti il luogo, la data e l'orario della riunione e, naturalmente, l'oggetto o il motivo della stessa. Google Calendar è un’applicazione che può risultare davvero comoda e d'aiuto per questo tipo di attività.

Ordine del giorno

L’ordine del giorno deve essere stabilito con un certo anticipo e fatto avere a tutti i partecipanti al meeting virtuale. In questo modo ciascun partecipante avrà modo di informarsi adeguatamente sui temi che verrano affrontati, è sarà in grado di fornire una partecipazione più attiva grazie alla conoscenza dei punti e delle priorità dell’incontro.

Spegnere i cellulari e i device non necessari

Anche qui, per quanto banale possa apparire, il consiglio per evitare distrazioni ed aumentare la concentrazione è richiedere ai partecipanti di spegnere o silenziare ogni dispositivo elettronico non necessario per tutta la durata della riunione.

Numero di partecipanti

Se ci sta a cuore l’efficacia del meeting che stiamo organizzando allora il numero ideale dei partecipanti non dovrebbe superare le 7 persone. La convocazione dovrebbe essere estesa solo a quei partecipanti che possano dare un reale contributo ai temi affrontati e/o alla risoluzione dei problemi elencati nell’ordine del giorno. Un numero più elevato di partecipanti rischia di rendere la riunione virtuale confusa e meno efficace.

Durata del meeting

Se il meeting non serve a nominare il nuovo Presidente del CdA della vostra azienda, converrete che le riunioni troppo lunghe sono anche molto poco produttive. In linea generale un meeting (soprattutto se virtuale) non dovrebbe durare più di un’ora: così facendo i partecipanti si stancheranno di meno e, avendo poco tempo a disposizione, ci si concentrerà solo su cosa è veramente importante. In alcuni casi è opportuno ridurre addirittura a 30 minuti il tempo del meeting, soprattutto quando si tratta di meeting di coordinamento. Consiglio: dedicate gli ultimi 5/10 minuti per riepilogare le principali tematiche emerse oppure per raccogliere il feedback dei partecipanti.

Gestione del tempo

Organizzare il tempo del meeting è estremamente importante per riuscire a trattare tutti gli argomenti e le problematiche elencate nell’ordine del giorno. Ancora di più per trovare le soluzioni e soprattutto per non perdere di vista il focus del meeting stesso. Con questo obiettivo ben chiaro in mente, è necessario predisporre una tabella di marcia in modo da assicurarsi di avere il tempo necessario non solo per la trattazione ma anche per gli interventi e le domande eventualmente previste.

Il meeting è davvero necessario?

Se da un lato è vero che la tecnologia ci aiuta e ci rende più liberi, comodi ed efficienti nei meeting, è altrettanto vero che distogliere i collaboratori dalle loro attività per discussioni ed aggiornamenti secondari non indispensabili può rappresentare uno spreco di tempo e di produttività. Il consiglio è di convocare riunioni di lavoro solo quando esse sono utili e/o strettamente necessarie.

Conclusioni

Organizzare e gestire efficacemente un meeting (virtuale o fisico che sia) richiede una certa abilità e competenza. Inoltre, c'è da dire che in qualsiasi azienda quello delle riunioni di lavoro è un aspetto che si ripete con una certa frequenza.

Alla luce di ciò, posso dire conuna certa sicurezza che la gestione di un meeting non è di certo un argomento da sottovalutare. Infatti, di norma, qualsiasi progetto o attività da eseguire prevede l’organizzazione di molteplici meeting necessari per esaminare compiti, obiettivi intermedi ed avanzamenti fino al raggiungimento dell’obiettivo finale. Chiunque sia la persona che si farà carico di questo compito, proviamo a riassumere alcuni consigli aggiuntivi che aiuteranno a rendere davvero efficace il meeting in questione. Idealmente la riunione di lavoro può essere suddivisa in tre fasi: prima, durante e dopo.

• Prima del meeting. Con almeno due giorni di anticipo rispetto alla data della riunione, il Coordinatore del meeting dovrebbe preoccuparsi di far avere a tutti i partecipanti convocati una documentazione dettagliata sulle questioni principali di cui si discuterà, unitamente alla richiesta di elaborare una soluzione al problema. Così facendo sarà possibile evitare sprechi di tempo durante il meeting e partire subito con l’esame delle soluzioni proposte.
• Durante il meeting. Avendo già ridotto al minimo rallentamenti ed inefficienze in merito all’ordine del giorno (grazie all’invio di documenti dettagliati relativi alla situazione e alle criticità da affrontare, inclusa la richiesta di elaborazione di una soluzione), la parte centrale del meeting dovrebbe prevedere i seguenti step tipici:
  • analisi delle criticità evidenziate e delle soluzioni proposte
  • scelta di una soluzione
  • definizione di ruoli e responsabilità da inserire nella strategia
  • redazione del piano di azione
  • nuova pianificazione delle attività
  • elaborazione del verbale sulle decisioni prese.
• Dopo il meeting. È consigliabile che al termine della riunione virtuale il Coordinatore del meeting invii a tutti i partecipanti un documento riepilogativo contenente il resoconto dell’incontro avvenuto. Una copia di tale resoconto potrà essere così inviata anche a coloro che non hanno potuto partecipare al meeting.

Spero che questi consigli riescano a rendere davvero più efficaci e produttivi i vostri futuri incontri di lavoro. Buon meeting virtuale!

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Written by:

Dott. Paride Tumeo - Marketing & Web Business Specialist